Cela peut vous paraître farfelu, mais si vous disposez d’un entrepôt sur votre site, il est assez aisé de le transformer en espace de réception, pour un coût qui sera probablement moindre que de louer un espace dédié ! Découvrez notre expérience, et visionnez la vidéo tout en bas de ce dossier.
Bien entendu, je vous parle ici d’un espace propre et sain, et non pas d’une vieille remise insalubre !
Nous avons plusieurs fois déjà relever le défi. Le dernier en date remonte au 13 décembre 2019. L’objectif de notre client, une société de peinture, était de mettre en avant l’informatisation et l’automatisation de leurs racks de stockage.
D’emblée, il nous est apparu évident que pour le mettre en avant… il fallait le montrer, le présenter, le mettre en scène et de réaliser toute la soirée dedans. Cela permettait d’atteindre le but initial, mais également d’éviter les coûts et temps de transfert de l’entrepôt à la salle de soirée, d’autant que pour accueillir 200 personnes, il fallait bien 25mn pour trouver une salle de cette contenance. Inutile de dire que l’ambiance aurait eut du mal à prendre !
Mais..ce n’est pas possible…il fait froid…ce n’est pas un endroit agréable pour une soirée…. Que d’impressions négatives nous avons dût relever ! Mais l’évidence était là : il fallait faire cette soirée sur place, et tous les à-priori…nous pouvions y mettre fin !
Déjà, il fallait étudier le besoin, créer une ambiance, apporter une logique à la soirée. Mais avant d’aller trop loin, il faut organiser l’opération et la salle que nous avons à disposition.
On opte pour créer 2 salles :
– une salle d’accueil et d’apéritif pour présenter les nouveaux équipements,
– un espace de restauration pouvant accueillir le public
Les séparations pourront être fait à l’aide de pendrillons de 6m fixés sur des poutres alu de structures, sur pied et sur moteur fixé dans la super structure du bâtiment.
Grâce à cela, nous aurons une vraie séparation physique des espaces et un cloisonnement de l’espace, qui sera très utile pour conserver la chaleur que nous aurons.
Pour le chauffage justement, 2 gros canons à chaleur sont retenus : 1 pour la salle d’accueil et 1 pour la partie repas de soirée. Nous obtiendrons une moyenne de 22°C pendant toute la soirée. Un moquettage est prévu pour tout l’espace de restauration pour ne pas subir le froid visuel et physique de la dalle de béton.
Nous avons donc l’espace créé, mais il faut donner de l’énergie, créé un thème, apporter un logique à l’opération.
Compte tenu du côte avant-gardiste de l’opération, de la présence de robots, nous entrons dans l’esprit de la science fiction, et de Star Wars : nous avons trouvé la trame même de l’opération. Il ne reste plus qu’à travailler autour
Les fameux nouveaux racks informatisés, stars de la soirée, dissimulés derrière les pendrillons blancs 90m de longueur de poutres installés au total les caristes remplissant leurs rôles de Stormtroopers la pose de la moquette
La suite coule de source. Lumière bleue, lasers et pour conserver l’effet de surprises, nous proposons et recevons l’accord de réaliser un tomber de rideau géant de 40m de long. Ainsi, nous pourrons diffuser sur un tissu blanc la vidéo de présentation, tissu qui tombera à la fin d’un décompte présent à la fin du film : tout sera chronométré et millimétré, nous serons à la seconde prêt !
au fond du couloir mis en place
Pour accueillir le public, nous avons pensé à nouveau notre StarGate qui imposera au public de passer du monde actuel, au monde de l’Usine Nouvelle. Cette fois encore, l’idée est confirmée.
Nous voulons mettre en avant les acteurs même de l’entrepôt qui y travaillent chaque jour. Avec le thème imaginé, ils deviendront des Stormtroopers et des Princesses Leïa qui utiliseront leurs chariots élévateurs habillés en vaisseaux futuristes, pour apporter la partie restauration de l’apéritif.
En idée ultime, et afin de casser la grande hauteur du lieu, une lune de 3m50 sera installée au dessus de la salle de restauration pour un effet plutôt exceptionnel.
La soirée s’est excellemment bien déroulée : pas d’erreur, pas de fausses notes, tout s’est enchaîné parfaitement. Chaque effet a eu son succès, le moment d’appuyer sur le bouton faisant tomber les 40m de rideau fut incroyablement intense, mais l’effet aura été retentissant.
De la bouche même des clients, jamais une soirée n’aura eu un tel impact sur les participants.
Il y avait une prise de risque en entreprenant de réaliser la soirée dans ce lieu atypique, mais c’était tout à fait faisable et maîtriser. Il nous aura fallu environ 18heures pour modifier l’espace, et même ceux qui y travaillent chaque jour ne le reconnaissaient pas.
Il est donc parfaitement envisageable de transformer un espace de travail en espace de réception. C’est souvent une vraie surprise et l’effet est souvent décuplé pour tous les participants.
Le plus sage est de nous contacter, et que puissions voir les lieux pour vous donner notre point de vue.
Vidéo
Visionnez la vidéo de l’ensemble de cet événement et découvrez la transformation étape par étape
Très belle soirée
Nous sommes passés d’un entrepôt à une salle pour le cocktail et une salle de réception. Quand on a commencé à parler du projet, je me posais beaucoup de questions et je me disais que ce ne serait pas possible et bien Artemus l’a fait ! Moquette, chauffage, 2 salles distinctes, tombée de rideau incroyable, un quizz super, un studio photo, DJ, danseuses sans parler des robots ! Une soirée inoubliable ! Bravo à la société Artemus Événements !
Merci Sylvie pour ce retour dithyrambique ! C’était un grand plaisir de réaliser cette opération. Toute l’équipe en garde un fabuleux souvenir